Projektové řízení: Mezi flexibilitou a omezenými zdroji

Stali jste se vedoucími softwarového projektu, ale chybí vám odborné znalosti nebo praxe v projektovém řízení? Máte k dispozici omezené zdroje a nejste si jisti, jak maximalizovat jejich hodnotu? Jsem projektová manažerka bez IT vzdělání a specializuji se na vysvětlování technických termínů jednoduchým a pro klienty srozumitelným způsobem. V průběhu celého projektu stojím za svými klienty a společně řešíme problémy, které nastanou při jeho realizaci. Okamžikem zahájení spolupráce se staneme partnery a naším společným primárním cílem je dokončit projekt včas a v nejvyšší možné kvalitě.

Za klíčovou dovednost v projektovém řízení považuji zajištění akceschopnosti a flexibility celého týmu ve všech fázích realizace. Musím být nejen agilní, ale také umět dělat kompromisy při využívání dostupných zdrojů a maximalizovat tak hodnotu projektu. Hledání a nastolení rovnováhy mezi tím, co lze a co nelze změnit, je hlavním tématem tohoto článku.

‍

Omezené zdroje a projektový trojimperativ

Všechny projekty, bez ohledu na použité technologie, průmyslová odvětví nebo cílové publikum, mají jedno společné. Klienty zajímá především kolik času a nákladů bude zapotřebí k dokončení projektu v požadovaném rozsahu a kvalitě. Termín, náklady a stanovený rozsah plnění představují tři strany pomyslného trojúhelníku limitovaných zdrojů při projektovém řízení

‍

Nevypočitatelné proměnné

Realizace projektu může být ovlivněna několika nepředvídatelnými faktory které lze obecně rozdělit do dvou skupin:

• Úpravy funkčních požadavků

• Opravování nepředvídaných chyb v kódu

Technický a technologický rozvoj může plánovanou strukturu projektu učinit zastaralou a vyvolat nutnost jejích zásadních úprav. Během vývoje softwarového řešení mohou být navíc objeveny nové příležitosti ke zvýšení hodnoty realizovaného projektu. Například může jít o nové funkce nebo design uživatelského rozhraní, které díky jejich přínosu pro koncového uživatele není možné přehlížet.

Další zdrojem nejistoty bývá implementace služeb třetích stran, které nemusí být plně v souladu s potřebami projektu nebo klientskými očekáváními (například poplatky za užívání). To často vede k nutnosti zpětně změnit strategii a upravit přístup k řešení projektu.

Také chyby v kódu mají zásadní dopad na průběh projektu. Protože podstatou softwarového projektu je vývoj a debugging, nikdo nemůže předpovědět, ke kolika chybám dojde. Nejsou totiž původním záměrem, ani žádoucím výsledkem projektu.

‍

Jak Moravio zajišťuje kvalitu v rámci těchto omezení?

Abychom drželi krok s technologickými trendy, aktivně se angažujeme v rámci velkých technologických platforem a setkání. Naši kolegové se vzájemně i učí novým technologiím a sdílejí poznatky z oboru. Rádi experimentujeme s novinkami ať už se jedná o 3D tisk, virtuální realitu nebo použití nástrojů, jako je ChatGPT. To nám umožňuje lépe se rozhodovat při plánování a řízení projektů i předvídat potenciální technologická rizika.

A co je nejdůležitější, pracujeme v rámci agilní metodiky. Na základě nepřetržité komunikace s klienty průběžně provádíme rámcové úpravy projektu, abychom dosáhli maximální kvality při zachování rozpočtových a termínových omezení.

‍

Nedovolte, aby omezené zdroje zabránily úspěšné realizaci projektu - osobní tipy od Hsinyu Ko

Na základě mých osobních zkušeností se s vámi chci podělit o tři užitečné tipy, které vám pomohou během práce s limitovanými zdroji a implementaci flexibilního řízení projektů:

‍

1. Určete prioritní funkce

Stanovte, které funkce jsou rozhodující pro úspěch projektu.  Soustřeďte na ně své zdroje, abyste udrželi projekt na správné cestě.

‍

2. Udržujte velmi jasný projektový plán

Dobře definovaný a aktualizovaný projektový plán vám umožní činit informovaná rozhodnutí a provádět dílčí úpravy, aniž byste ztratili ze zřetele celkovou vizi.

‍

3. Efektivní komunikace a zajištění vzájemného porozumění na linii projektový tým - klient

Otevřená a průběžná komunikace mezi všemi zapojenými stranami umožní nastavení realistických očekávání i svižné nasazování nutných změn a pomůže předcházet potenciálním nedorozuměním.

‍

Pomocí těchto strategií se zvládnete vypořádat se všemi třemi hlavními limity projektového řízení - termínem, náklady a rozsahem plnění. A pamatujte, že práce s omezenými zdroji pro vás nemá být překážkou, ale příležitostí k sebezdokonalení a hledání inovativních přístupů.

‍