Sourcing remote IT kapacit od Barbory Thornton, COO v Moravio

Žádný jazyk není univerzálnější než ten technologický. Mnoho firem tak začalo této výhody využívat a spolupracuje s talenty ne jen lokálnimi, ale často se dívají také přes hranice.

Najít totiž správný technologický stack a odborníky, sladit časová pásma a splnit další požadavky pro vytvoření ideálního týmu pro konkrétní projekt či firmu je dnes vzhledem k vysoké poptávce poměrně náročné. V Moraviu máme bohaté zkušenosti s hledáním remote IT talentů – tak vám přinášíme několik poznatků, které jsme cestou získali.

Výhody najímání remote IT talentů

IT outsourcing obecně postupně překonává pověst levné a nekvalitní práce. Ve správných rukou je IT outsourcing silným nástrojem pro optimalizaci výkonu a nákladů. Při hledání remote IT talentů však stojíme před dvěma zásadními otázkami: Chceme je zaměstnat, nebo je využívat jako externí specialisty alokované poze na konkrétní projekt?

Zaměstnat IT odborníky ze zahraničí není obvykle jednoduché. Jak to bývá, realita se vyvíjí mnohem rychleji než legislativa. Pokud nezvažujeme relokaci a imigraci, je zaměstnání někoho bez právní entity v jeho zemi prakticky nemožné. Naštěstí si však trh vždy najde cestu. Existuje několik mezinárodních a již zavedených společností, které mohou tento problém za vás vyřešit – od globálního vyplácení peněz přes smlouvy až po další záležitosti. Samozřejmě to není zadarmo, ale pokud chcete outsourcovat globální nábor ve větším měřítku, rozhodně to stojí za zvážení. Tyto společnosti vám mohou také pomoci s onboardováním a dalšími typickými HR aktivitami. Pokud se rozhodnete vše řešit sami, připravte se na to, že budete potřebovat hodně času a právní sílu.

Smluvní spolupráce s freelancery nebo agenturami je naopak mnohem jednodušší. Kromě technické kvalifikace by měl mít freelancer status samostatného podnikatele (tj. právní subjekt ve své zemi rezidence). Důrazně doporučujeme, aby měl také pojištění odpovědnosti a dobré internetové připojení. Jaké benefity firma své flexibilní pracovní síle nabídne, záleží na ní. Tito lidé jsou většinou zvyklí pracovat jako externí dodavatelé, takže obvykle žádné benefity nevyžadují – i když je rozhodně ocení.

• Sourcingové agentury

Pokud chcete uzavřít smlouvu s freelancerem (nebo obecně najít talent), může se vám hodit pomoc. Po celém světě existují agentury specializující se na vyhledávání talentů. Jejich výhodou je obvykle znalost lokálního trhu, týmy sourcerů, recruiterů a personalistů, velká databáze prověřených profesionálů a efektivní procesy. Pokud od nich získáte flexibilní kapacity, obvykle si účtují poplatek za hodinu (nebo den) odvedené práce, přičemž přesnou výši poplatku často neznáte – neuzavíráte smlouvu s jednotlivcem, ale s agenturou.

Největší výhodou tohoto přístupu je úspora času a přenesení odpovědnosti. Pokud zdroj nesplní očekávání, agentura zajistí náhradu. Potřebujete někoho na cutting edge technologie? Pravděpodobně už někoho mají. Potřebujete více lidí? Jednáte jen s jedním kontaktem. Tyto agentury také často disponují recenzemi od předchozích klientů, což se může hodit.

• Sourcingové platformy

Další placenou možností, jak rozšířit svůj tým, jsou lokální nebo globální platformy. Rozsah služeb a kvalita kandidátů se však mezi jednotlivými platformami výrazně liší. Některé platformy mají velmi přísná pravidla pro registraci – kandidáti procházejí vlastními hodnoceními, platformy poskytují procentuální úspěšnost jednotlivců nebo za vás mohou zajistit celý náborový proces. Obvykle však neposkytují smlouvu. Jiné platformy si zase účtují jen malý poplatek a tím to končí.

Je jasné, že využívání kandidátů z těchto platforem není zdarma – někdy si platformy účtují poplatky od klientů, jindy od samotných kandidátů za kontrakty uzavřené jejich prostřednictvím. Doporučujeme si před registrací ověřit cenové podmínky, abyste nebyli nepříjemně překvapeni.

• Individuální sourcing

Pokud máte jistotu, že zvládnete interně pokrýt celý proces – od hledání kandidátů přes pohovory, technické hodnocení až po uzavření smlouvy – je nejlepší volbou hledat talenty na více úrovních. Nejlepších zkušeností máme samozřejmě s doporučeními od lidí, kteří už pro vás pracují. Ti znají firmu, její potřeby, projekty a to, kdo se k ní hodí. Referral bonusy bývají obvykle efektivnějším výdajem než poplatky anonymním platformám.

LinkedIn, budování sítí a headhunting obecně mají nejlepší úspěšnost, pokud jde o dlouhodobé udržení zaměstnanců. Nicméně flexibilita a rychlost dodání bývají méně efektivní.

Samozřejmě je ideální kombinovat všechny tyto metody. Záleží však na vašich interních kapacitách, znalosti lokálních trhů, schopnosti porovnat jednotlivé kandidáty a konkrétních potřebách projektu.

AI v náborovém procesu

Vzestup umělé inteligence přinesl nové možnosti, jak zefektivnit a vylepšit proces náboru. Nástroje využívající AI mohou pomoci v různých fázích – od úvodního screeningu až po technické hodnocení. Například AI chatboty mohou vést předběžné pohovory, klást kandidátům standardizované otázky a v reálném čase vyhodnocovat jejich odpovědi. To nejen šetří čas, ale také zajišťuje konzistentní a nestranný screening.

Nástroje jako HireVue nebo Pymetrics využívají AI k hodnocení dovedností a vhodnosti kandidátů prostřednictvím video pohovorů a gamifikovaných testů. Mnoho platforem také integruje AI pro automatické vyhodnocování programovacích testů, což poskytuje vhled do schopností kandidátů při řešení problémů a kvality jejich kódu.

Zapojením AI do náborového procesu můžete výrazně snížit manuální práci, zrychlit náborový cyklus a zlepšit celkovou kvalitu najímaných lidí. Je však důležité používat tyto nástroje promyšleně, tak aby doplňovaly lidský přístup, nikoliv jej zcela nahrazovaly. Mnozí kandidáti již dnes sami využívají AI, aby prošli náborovými procesy, a tato kombinace často nepřináší optimální hodnotu.

Očekávané i neočekávané problémy

S rostoucími zkušenostmi s prací na dálku a se zahraničními zdroji (dálka nemusí vždy znamenat zahraniční národnost – můžete mít vzdálené vývojáře i z vlastní země, jen mimo kancelář) se většina problémů stává čím dál méně zásadní. Některé z nich je však dobré předem promyslet a připravit se na ně.

• Účetní. Ověřte, zda vaše interní účetní oddělení nebo účetní firma má zkušenosti s mezinárodními převody, vícero účty apod. Pokud ne, najděte někoho, kdo to zvládne.
• Multiměnové bankovní účty a alternativní platební metody. Pokud budete pracovat s mezinárodními platbami, potřebujete systém, který to zvládne. Firemní účet u Revolutu, Wise nebo PayPalu je velké plus. Zvažte také kryptoměny – jsou příjemným benefitem a obvykle je právní systém umí bez problémů ošetřit. Znovu ale zdůrazňuji, jak důležitý je dobrý účetní - toto všechno značně rozšíří jejich agendu.
• Směna měn. Existuje mnoho možností, jak tuto oblast řešit, a dokonce i externí služby mohou být užitečné. Chytrá směna dokáže nejen ušetřit peníze, ale třeba i vydělat. Pokud směňujete často, hlídejte si kurzy.
• Právní a smluvní záležitosti. To je téma na celý samostatný článek. Bez ohledu na kvalitu vašich smluv, pokud je váš zdroj na druhém konci světa, právní kroky se často nevyplatí. Důležitost smluv tkví spíše v následujícím bodě.
• Pojištění. Ujistěte se, že máte kvalitní pojištění, a trvejte na přísných podmínkách týkajících se pojištění agentur i jednotlivců, se kterými spolupracujete. Ve výsledku jde o ochranu klientů, a není tedy důvod pojištění nevyžadovat. V některých jurisdikcích však mohou být problémy s mezinárodním krytím – například jsme se setkali s případem, kdy velký americký klient vyžadoval pojištění proti harrassmentu. Což byl v českém právním prostředí poměrně oříšek.
• Časová pásma. Samozřejmost, ale důležitá. Vždy zvažte možnosti klientů i složení týmu než najmete zdroje s desetihodinovým časovým rozdílem. Ověřte si, že všichni v týmu jsou připraveni pracovat ve specifických časech, zajistěte efektivní asynchronní komunikaci a nastavte zodpovědnosti za hladkou spolupráci.
• Státní svátky. Podobně jako časová pásma – zjevná věc, ale je dobré mít politiku ohledně státních svátků. Projektoví manažeři by měli plánovat kapacity odpovědně, protože někdy může tento aspekt uniknout.
• Hardware. Máme zkušenosti s posíláním hardwaru po celém světě, pokud jej nový člen týmu potřebuje. I když to nese určitá rizika, naše zkušenosti jsou většinou pozitivní. Obvykle však hledáme možnost najímat hardware lokálně – žádný nákup, žádné posílání, jen měsíční pronájem.‍
• Podvody. Každý, kdo někdy pracoval s náborem na dálku, dokáže s určitou jistotou rozpoznat falešné CV. Vypnuté kamery, komunikace pouze písemně, nadměrně kvalifikované profily, podivné původy, místa studia či bydliště – to vše jsou varovné signály. Sofistikované podvody je však obtížné odhalit, zejména při velkém množství úkolů a automatizací. Podvodní kandidáti představují značné bezpečnostní riziko, snižují kvalitu práce a náklady na odhalení a nahrazení jsou vysoké. Naštěstí existují služby pro prověřování kandidátů, jako je například služba Skaut, který má velice dobré výsledky. U menších a středních podniků je však klíčové být obezřetný a všímat si varovných signálů.

Všechny tyto problémy jsou snadno řešitelné – stačí flexibilní přístup a dobří odborníci kolem vás. Práce s kapacitami na dálku přináší i další výzvy, které jsou však více propojené s tím, kým jste jako firma, jednotlivec a kdo jsou vaši klienti.

Péče o vzdálené pracovníky

Uvítací balíček? Příspěvek na firemní akce? Individuální pohovor s HR? Evaluace nejen výkonnosti, ale i osobní? Sběr zpětné vazby? Záleží jen na vás, jak k tomu přistoupíte. Jaký máte systém práce s vašimi remote kapacitami – považujete je za součást firmy, nebo jen za zdroj pro konkrétní projekt? Pokud vám jde o udržení pracovníků a perspektivu dlouhodobé spolupráce, důrazně doporučujeme si tyto věci předem ujasnit. Pokud ne, tak se tím vůbec není třeba zabývat.

Práce s různorodým týmem z různých zemí přináší spoustu nových nápadů a pohledů, ale také své výzvy. Kulturní rozdíly mohou vést k nedorozuměním, remote pracovníci se mohou cítit izolovaní nebo vyhořelí. Ve společnosti střední velikosti, jako je Moravio, je důležité udržovat věci autentické a osobní. Povzbuzujeme všechny, aby byli otevření ohledně svých zvyklostí a komunikačních stylů – buďme dospělí a proaktivně sdílejme své odlišnosti.

Nakonec je naším společným cílem jediné, dobrá práce – a to platí to oboustranně, není to jen klient, kdo musí být spokojený.

Přečtěte si také: Remote péče v Moravio

Výkonnostní metriky a hodnocení

Velmi individuální téma, které však stojí za zamyšlení. Kdo bude ve vaší firmě odpovídat za reportování výkonnosti – HR, team lead, projektový manažer? Jak bude samotné hodnocení vypadat?

Je důležité si tyto otázky předem ujasnit, protože správně nastavený systém hodnocení nejen zlepšuje výkon jednotlivců i týmů, ale také přispívá k celkové spokojenosti zaměstnanců a hladké spolupráci. Ve větších týmech, které mají více remote kapacit je důležité mít o výkonnosti a efektivitě jednotlivců přehled.

Když flexibilita znamená skutečnou flexibilitu

Jakmile otevřete dveře outsourcingu, vaše prodeje už nejsou omezené kapacitami, můžete dodávat kapacity na vyžádání. Ale je důležité být v souladu – máte dostatek kapacit na rychlé vyhledání, otestování, pohovory a zajištění kvality? Jaké máte kapacity v celém náborovém procesu? Máte identifikovaný bottle neck a případně jeho pokrytí?

V jednom případě jsme museli najmout tolik nových pracovníků, že představovali 30 % našich tehdejších kapacit. V absolutních číslech to byly desítky. První fáze je vždy trochu náročná – největší výzvou je získat dostatek informací o požadavcích, abychom mohli hledat správně. Protože projekty vedeme sami, máme odpovědnost za kvalitu a musíme mít nastavený proces i záruky. Našli jsme mnoho vhodných kandidátů, kteří prošli naším testovacím procesem (využíváme CoderPad). Museli absolvovat technické pohovory a live coding – a právě v tomto bodě jsme zjistili, že naši seniorní vývojáři nemají dostatek kapacit na testování nováčků. Tady jsme narazili na nás bottle neck. Pro příště jsme se poučili a našli jsme spolehlivé externí technické hodnotitele.

Nejsme korporace, a proto je pro nás nejdůležitější zajistit kvalitu zdrojů. Kandidáti musí mít potřebné schopnosti nejen k vykonání práce, ale také k tomu, aby zapadli do týmu. Snažíme se vždy vybírat ty nejlepší. Samozřejmě, jak roste naše databáze i zkušenosti, jde to stále lépe. Vybudovali jsme síť spolehlivých dodavatelů, kvalitních platforem a sourcingové oddělení, které má nelehký úkol – pochopit, co naši klienti potřebují, co potřebuje tým, jak splnit obchodní sliby, a přitom zohlednit požadavky a odbornost kandidátů.

Výhody najímání vzdálených a flexibilních týmů jsou nepopiratelné. Zaručujeme se za kvalitu našich týmů, tak nechte starosti s výběrem správných talentů na nás a užívejte si výhod našich zkušeností.